Privacyverklaring Heerlen STAND-BY! 

Wij geloven in een betekenisvol leven voor alle inwoners van Heerlen. Daar zetten wij ons iedere dag voor in: samen met u, uw familie, vrienden, kennissen en de buurt of wijk. Soms hebben we daarvoor uw persoonlijke gegevens nodig. Hoe we uw gegevens bewaren en wat we ermee doen, kunt u lezen in deze privacyverklaring. 

Wie zijn wij? 

Heerlen STAND-BY! is een coöperatie van zorg- en welzijnsorganisaties. Wij dragen bij aan duurzame, preventieve en betaalbare welzijnsdiensten en aan zorg in de gemeente Heerlen. Ook werken wij aan een betere gezondheid van de Heerlense bevolking. Dat doen we met elkaar, met onze partners, met de inwoners van Heerlen en met de gemeente Heerlen.

Privacy verklaring

Het doel van deze privacyverklaring is om u, als cliënt, uit te leggen wat wij als Heerlen STAND-BY! met uw gegevens doen.

Hoe kunt u ons bereiken? 

Heerlen STAND-BY is bereikbaar per mail, post of telefoon.

T    (045) 711 15 51 

E   meldpuntAVG@heerlenstandby.nl 

P   Postbus 191, 6400 AD  Heerlen 

Algemeen

De medewerkers van Heerlen STAND-BY! verwerken uw gegevens in een cliëntvolgsysteem (dit heet KeDo). Wij doen dit om u goede ondersteuning te kunnen bieden.

Een organisatie mag alleen gegevens over u registreren, als daar een ‘grondslag’ voor is, een goede reden. Voor Heerlen STAND-BY! zijn er drie van toepassing.

• Wij voeren de Wet Maatschappelijke Ondersteuning uit. We hebben een wettelijke taak.
• Sommige taken doen wij in opdracht van de gemeente. Zoals keukentafelgesprekken of het maken van gezinsplannen. Dat noemen we een algemeen belang.
• Als wij samen met u een traject afspreken, hebben wij een overeenkomst. Dit is ook zo als u deelneemt aan een groep of training.

Uw gegevens zijn veilig

Binnen Heerlen STAND-BY! heeft maar een beperkt aantal mensen toegang tot uw dossier. Waaronder de medewerkers van uw sociaal buurtteam. Al onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht. Wij zorgen ook dat uw gegevens in het systeem goed beveiligd zijn.

De beveiliging van ons systeem heeft keurmerken, de NEN7510 en ISO27001. Dit zijn internationale eisen waar we aan voldoen.

Eerste contact

Soms heeft u alleen een vraag aan het Buurtteam, die we direct kunnen beantwoorden. Dan leggen we geen gegevens van u vast.

Of u heeft een korte vraag. We moeten u terugbellen of mailen. Dan noteren we gegevens  om contact met u op te nemen. Dat zijn uw naam en uw telefoonnummer of emailadres. Ook uw postcode leggen we vast. Zo weten we bij welk buurtteam uw vraag hoort.

Dossier: Welke persoonsgegevensleggen we vast?

Is er meer nodig dan een kort contact, dan maken we een dossier aan. Bij de start van dit dossier, leggen we vast ; uw naam, geboortedatum, adres en contactgegevens. Heeft u een partner en/of kinderen? Dan noteren we ook hun naam en geboortedatum. Ook registreert de medewerker gegevens over uw traject, zoals de hulpvraag, doelen en een verslag van de contacten die onze medewerker met u heeft. Zo kan een collega het traject overnemen, als uw eigen professional onverhoopt uitvalt.

In de informatie in het traject of in de vraagverheldering (intake) kunnen ook bijzondere persoonsgegevens staan. Zoals informatie over uw gezondheid of over uw financiën. Hier gaan wij extra voorzichtig mee om.

Uw burgerservicenummer (bsn) registreren we alleen als dit wettelijk verplicht is.

Uw naam en geboortedatum kunnen ook worden vastgelegd in ons systeem:

• als u bent aangemeld voor een training of een groep;
• als u een vrijwilligerstraject volgt;
• als u vrijwilliger bent vanuit Heerlen STAND-BY!.

(Als uw begeleider in dienst is bij SGL is, maakt uw begeleider ook een dossier aan in het systeem van SGL. Uw begeleider zal u meer uitleg hierover geven.)

Gegevens uit Basisregistratie Personen

Wij kunnen uw adresgegevens controleren in de bevolkingsadministratie (Basisregistratie Personen). Dat doen we omdat we er graag zeker van willen zijn dat wij de juiste gegevens van u in onze administratie opnemen. Ook willen we persoonsverwisseling of fraude voorkomen.

Deze controle gebeurt niet door onze medewerkers, maar wij vragen dat aan bevoegde ambtenaren van de gemeente Heerlen. Om dit mogelijk te maken, delen wij uw gegevens met de gemeente Heerlen.  De gemeente Heerlen heeft ook een regeling over privacy.

Uw rechten

U kunt uw dossier altijd inzien. U moet dit wel aanvragen, via een email of per brief.

U krijgt dan een print van uw dossier.

Bent u het niet eens met wat in het dossier staat?

• U kunt ons vragen het dossier aan te passen. Dit zullen we doen als het dossier niet klopt.
• U kunt ook altijd uw mening laten toevoegen.
• U kunt ook vragen uw dossier te verwijderen. Wij onderzoeken of dit kan. Als dit niet kan leggen we u uit waarom het niet kan. Bijvoorbeeld omdat uw dossier nog niet gesloten is. Of omdat er een wettelijke bewaartermijn is.

Mail hiervoor naar: avgmeldpunt@heerlenstandby.nl. U kunt u ons ook bereiken via onze receptie: telefoon 045 – 711 15 51. Of per brief: Postadres: Postbus 191, 6400 AD Heerlen.

Delen van gegevens

Soms is het nodig dat wij gegevens over u uitwisselen met hulpverleners van buiten Heerlen STAND-BY!. Dit zijn andere hulpverleners die bij u betrokken zijn. Wij doen dit om de ondersteuning voor u, en eventueel uw gezin, zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Als het mogelijk is,  doen we dit anoniem (zonder uw naam te noemen). Dit kan niet altijd.

We bespreken met u, met wie wij informatie willen delen. En welke informatie dit is. Bijvoorbeeld,  als er een gezinsplan is, zijn dit de andere hulpverleners in dit plan. We delen alleen informatie als het nodig is. En we delen niet meer informatie dan nodig is. Waar mogelijk doen we dit in een gesprek waar u zelf bij bent, bijvoorbeeld een RondeTafelOverleg.

Wilt u niet dat wij informatie over u delen? Bespreek dit met onze medewerker. Onze medewerker houdt daar zoveel mogelijk rekening mee. Als onze medewerker toch informatie deelt, legt hij of zij altijd uit waarom.

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Dit staat in hun contract. Zij mogen zonder grondslag (reden) en doel uw gegevens nooit aan medewerkers van andere organisaties of natuurlijke personen doorgeven.

Voor sommige zaken hebben we uw uitdrukkelijke toestemming nodig. Bijvoorbeeld om een dossier op te vragen bij uw huisarts of uw behandelaar. We vragen dit alleen op als we hier een goede reden voor hebben. Deze reden leggen we ook altijd aan u uit.

Hoe beschermen wij uw gegevens en privacy?

Om de beschikbaarheid, de integriteit en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, heeft Heerlen STAND-BY! een aantal maatregelen genomen:

Technische maatregelen: alle middelen en systemen die binnen Heerlen STAND-BY! worden ingezet bij het verwerken van uw persoonsgegevens zijn zo ingericht dat uw privacy wordt gewaarborgd en dat uw gegevens binnen Nederland blijven.

Organisatorische maatregelen: alle medewerkers die binnen Heerlen Stand-By! persoonsgegevens verwerken, zijn  getraind op het gebied van privacybescherming en gaan zorgvuldig met uw gegevens om volgens vastgelegde processen.

Datalekken: mocht er toch iets misgaan met de bescherming van uw gegevens, dan melden we dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek nadelige gevolgen voor u kan hebben, nemen we ook contact met u op.

Help ons mee: ondanks alle maatregelen die Heerlen STAND-BY! heeft genomen om uw gegevens en privacy te waarborgen, is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Denkt dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen? We vinden het heel fijn als u ons dit laat weten.

Mail hiervoor naar: avgmeldpunt@heerlenstandby.nl. U kunt u ons ook bereiken via onze receptie: telefoon 045 – 711 15 51. Of per brief: Postadres: Postbus 191, 6400 AD Heerlen.

Klacht

Zijn wij niet goed met uw privacy om gegaan? Ook dit kunt u melden bij onze privacy medewerker via: avgmeldpunt@heerlenstandby.nl,  via onze receptie: telefoon 045 – 711 15 51 of per brief: postadres: Postbus 191, 6400 AD Heerlen.

Bent u na afhandeling van de klacht nog steeds ontevreden? Dan kunt u ook een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zij zijn bereikbaar via telefoonnummer 088-1805250, maandag tot en met donderdag tussen 10.00 uur en 12.00 uur.

Het verzamelen van passief verstrekte informatie

Heerlen STAND-BY! maakt gebruik van analytische cookies om het gebruik van www.heerlenstandby.nl te onderzoeken. Wij verzamelen via onze website eveneens domeingegevens die onderdeel uitmaken van de analyse over het gebruik van de website. Deze informatie, bijvoorbeeld het aantal malen dat de website bezocht wordt en welke pagina’s er binnen de website bekeken worden, wordt door ons verzameld met als doel het verbeteren van de toegankelijkheid en de kwaliteit van de internetpagina’s. Voor zover de gegevens door ons worden verwerkt, gebeurt dit volledig anoniem. De informatie wordt automatisch verzameld zodat u dus geen handelingen hiervoor hoeft te verrichten. Wij gebruiken hiervoor Slimstat Analytics.

Nieuwe ontwikkelingen

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 10 november 2022. De tekst van deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast als nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Bijvoorbeeld wanneer de privacywetgeving verandert of in het kader een aanpassing van onze bedrijfsactiviteiten. Wij raden u daarom aan deze verklaring regelmatig door te lezen. 

<